Innovatieve data-analyse van specialistische onderwijsondersteuning binnen het speciaal onderwijs.

Zo’n 1,5 jaar geleden startte de samenwerking tussen De Kleine Prins Utrecht (Mytylschool) en Innovatie nul13 vanuit de vraag een digitale tool te ontwikkelen waarmee overzichtelijk in kaart wordt gebracht welke specialistische onderwijsondersteuning nodig is per leerling en wat de kosten van deze inzet zijn. Met als doel: heldere data-analyse en rapportages waarmee zowel intern als extern het gesprek gevoerd kan worden over de benodigde inzet van personeel ten behoeve van de leerlingen op de scholen. Immers, het speciaal onderwijs vraagt om extra inzet voor de leerlingen, maar er zijn geen vastgestelde referentiegetallen. Wel zijn er vastgestelde budgetten. Innovatie nul13 ging met De Kleine Prins Utrecht aan de slag. Samen ontwikkelden zij een innovatieve digitale rapportagetool waarmee helder inzicht in specialistische onderwijsondersteuning wordt verkregen. Niet onbelangrijk, zeker nu de discussie landelijk gevoerd wordt over betere financiering van zorg in onderwijstijd voor kinderen in het speciaal onderwijs. Inmiddels draait de eerste versie en is duidelijk wat de meerwaarde hiervan is. Zowel intern als extern. Een kort gesprek met Freya Gerbrandy, projectleider bij Innovatie nul13, over de eerste resultaten van het project.

De juiste ondersteuning vraagt om inzicht

Een Mytylschool is een aangepaste school voor kinderen met een lichamelijke beperking. Voor elk kind wordt een Toelaatbaarheidsverklaring (TLV) aangevraagd bij het Samenwerkingsverband. Omdat niet elk kind dezelfde ondersteuningsbehoefte heeft, zijn er drie categorieën. Van kwetsbare kinderen tot kinderen met zeer ernstige problematiek, denk aan meervoudig gehandicapte kinderen die intensieve ondersteuning nodig hebben bij zaken als extra uitleg in de klas, maar ook hulp bij fysieke of medische handelingen. Het beschikbare budget vanuit het Samenwerkingsverband is afhankelijk van de vastgestelde categorie. ‘Dat betekent voor deze Mytylschool dat zij voor elke nieuwe leerling moet aantonen in welke categorie dit kind valt. De vraag waarover we met de directie van De Kleine Prins Utrecht in gesprek gingen was: kunnen wij een systeem ontwikkelen waarmee we in één oogopslag kunnen zien welke ondersteuning en inzet van personeel nodig is, wat dit kost en in welke categorie het kind dus valt. Een systeem met als doel dat we zo’n TLV-aanvraag makkelijker en objectiveerbaarder kunnen maken, maar waarmee ook intern de inzet van personeel beter voorbereid kan worden en deze inzet ook uitgelegd kan worden aan diverse betrokkenen, legt Freya uit.

Alles helder in kaart brengen

Het project startte met helder krijgen wat er al gekwantificeerd en in kaart gebracht was. Besproken werd ook, welke vorm van ondersteuning valt nou onder onderwijs en wat valt onder medische ondersteuning, voor zover dit onderscheid te maken is op een school waar alle leerlingen ook fysieke of medische ondersteuning nodig hebben. Ook dit is een relevante en actuele vraag, omdat de financiering via verschillende bronnen loopt, denk aan het Samenwerkingsverband maar ook een zorgkantoor of de gemeente. Freya licht toe: ‘Precies, doordat we de verschillende (digitale) informatiebronnen bij elkaar brachten kregen we een helder overzicht van welke ondersteuning waar en voor wie wordt ingezet en wat de kosten hiervan zijn. Niet alleen per leerling, maar vooral ook per klas, per leerlaag of per samenwerkingsverband. Dit proces leverde ook interessante gesprekken op. Zo zagen we dat personeelsleden kritisch met elkaar in overleg gingen over hoe ze bepaalde ondersteuning wellicht efficiënter kunnen regelen. Als je op basis van zo’n rapportage inziet hoeveel tijd er gaat zitten in een bepaalde handeling, dan rijst natuurlijk de vraag: kunnen we dit niet slimmer doen? Duidelijk werd ook dat er bepaalde vormen van ondersteuning moesten worden toegevoegd omdat die nog niet volledig in kaart waren, denk aan communicatie maar ook bepaalde vormen van onderwijsondersteuning. Uiteindelijk leverde dit een goed beeld op: wat doen we, wat is specialistische onderwijsondersteuning en wat is onderwijs, hoe doen we dat, hoeveel tijd kost dit en welke functionaris in welke salarisschaal voert het uit. Per leerling is vervolgens aangegeven welke handelingen nodig zijn. Dit gekoppeld aan een normtijd (bv. jas aan- en uittrekken is 5 min.) en een functionaris (bv. klassenassistent of verpleegkundige) maakt dat je in uren en euro’s inzichtelijk hebt wat de extra personele ondersteuning aan de leerling kost.’ In deze berekeningen worden overige diensten en materialistische kosten (nog) niet meegenomen.

‘De Inspectie was hier onlangs. Ze waren zeker onder de indruk van het rapportagesysteem, vooral dat we op deze manier data genereren die duidelijk een scheiding aangeeft van wat is onderwijs en wat specialistische onderwijsondersteuning’ – sectordirecteur po De Kleine Prins Utrecht

Objectiveerbare informatie maakt gesprek mogelijk

Vanuit de invoer van alle gegevens heeft Innovatie nul13 vervolgens samen met haar ICT-partner een online tool ontwikkeld waar gebruikers in een beveiligde omgeving kunnen inloggen. Hiermee heeft de Kleine Prins Utrecht nu als eerste een digitaal rapportagesysteem waarmee de zorg- en onderwijsondersteuningsbehoefte per leerling (en per klas) helder in kaart is gebracht. Nu al gebruikt De Kleine Prins Utrecht de output voor allerlei interne vraagstukken. ‘De output levert hele goede inzichten op en is een goed startpunt voor gesprekken tussen personeelsleden onderling‘, aldus Freya. ’Denk aan de planning, soms ervaren klassenassistenten veel druk. Nu kun je objectief zien waar de tijd in gaat zitten. De output biedt kansen om te kijken naar de klassenindeling en de verdeling van personeel over de klassen. Het maakt duidelijk waar kansen liggen en opent het gesprek.’ Maar de output is ook een goed startpunt voor een gesprek met ouders of een externe partij, denk aan zorgkantoren of samenwerkingsverbanden. ‘Absoluut’, vervolgt Freya, ‘omdat we nu objectief kunnen laten zien wat de leerling nodig heeft.’ Inmiddels wordt het rapportagesysteem ook bij de andere scholen van De Kleine Prins ingericht.

Output geeft relevante input voor nieuwe keuzes en beleid

Momenteel werken IB’ers en zorgcoördinatoren hard om alle leerlinggegevens in het systeem compleet te maken. Het beeld wat dat gaat opleveren in de rapportages levert input voor de volgende stap. ‘Ja zeker, zo kunnen straks ook op bestuurlijk niveau de juiste keuzes worden gemaakt en klassen bijvoorbeeld efficiënter worden ingedeeld. Welke leerlingen kun je het beste bij elkaar zetten, wat doet dat met de uren van bijvoorbeeld de klassenassistent? Onze kracht als Innovatie nul13 ligt er ook in om de scholen te helpen de vertaalslag te maken van hun dagelijkse praktijk naar het rapportagesysteem en om scherp te blijven of ze met de output ook de gesprekken kunnen voeren die ze willen voeren. Natuurlijk helpen we ook mee het rapportagesysteem steeds verder te optimaliseren’.
Kortom, het rapportagesysteem is veel meer gebleken dan een handige tool voor een TLV. Het is vooral ook een heel goed middel dat relevante output levert om de interne organisatie in te kunnen richten, beleidskeuzes te kunnen maken en nieuwe wegen in te slaan.